Gestión Documental Centralizada

Centraliza, recolecta y gestiona los documentos de los candidatos dentro de un único proceso de selección. Esta sección documenta de forma estructurada las tres formas complementarias de gestión documental, sus límites operativos, flujos paso a paso y mejores prácticas.

Panorama y Límites del Módulo

Cargas visibles para el candidato: Aceptan un peso máximo de 10 MB por archivo.
Límites por Forma de Gestión:
- Forma 1 (Preguntas Filtro): Máximo 20 documentos tipo archivo por perfil.
- Forma 2 (Templates): Máximo 2 etapas de gestión documental por template; hasta 20 documentos por etapa (40 documentos en total).
- Forma 3 (Card del candidato): Máximo 10 documentos internos por candidato.

Comparativa de las 3 Formas de Gestión

Criterio	Forma 1: Preguntas Filtro	Forma 2: Templates (Ajustes Tablero)	Forma 3: Card del Candidato
Momento de carga	Al aplicar a la vacante.	Al mover al candidato a la etapa.	En cualquier momento (manual).
Quién carga	El candidato.	El candidato (vía correo).	El equipo de Talento Humano.
Visibilidad candidato	Sí.	Sí.	No (Uso interno).
Límite de documentos	Máximo 20 por perfil.	Máximo 20 por etapa (40 total).	Máximo 10 por candidato.
Ubicación de config.	Configuración del Perfil.	Analítica → Ajustes tablero.	Talent Board (Directo en la Card).

Paso a Paso por Forma de Gestión

1. Forma 1 — Preguntas Filtro (Recolección al aplicar)

Ingresa a la Configuración del perfil y selecciona el componente Preguntas Filtro.
Agregue una nueva pregunta y selecciona el tipo Archivo.
Ingrese el nombre descriptivo del documento solicitado (ej. Hoja de vida, Certificado académico).
Guarde los cambios. Los candidatos deberán adjuntar el archivo al momento de postularse.

2. Forma 2 — Templates en Ajustes Tablero (Solicitud por etapas)

Dirígete a Mi empresa → Analítica → Ajustes tablero.
Selecciona la plantilla/template que deseas configurar.
En la etapa deseada, haz clic en los tres puntos verticales (⋮) y elige Solicitar documentos.
Haz clic en + Agregar documento, escribe un nombre de al menos 2 caracteres
Guarda la configuración en Aceptar

Operación y Fecha Límite en el Talent Board:

Para establecer un plazo, ve a la etapa en el Talent Board, abre el menú (⋮) y elige Configurar fecha límite.
Arrastra al candidato a la etapa con gestión documental; al confirmar la alerta, el sistema enviará un correo automático solicitando los archivos con la fecha límite especificada.
Si requieres ampliar el plazo, selecciona Editar fecha límite de carga, registra el motivo de la modificación y guarda. El sistema notificará el cambio por correo al candidato.

Editar fecha límite de carga

3. Forma 3 — Card del Candidato (Archivos internos de TH)

Ingresa al proceso de selección en el Talent Board.
Haz clic sobre la card del candidato para desplegar el panel de detalles.
Dirígete a la sección de archivos y adjunta el documento interno (ej. Certificado de EPS, Pruebas de antecedentes).
Inserta un comentario o descripción para dar contexto interno al equipo si lo requiere.

Solución de Problemas Frecuentes

El cambio en un template no afectó mi proceso activo: La edición de un template en Ajustes tablero aplica exclusivamente para proyectos nuevos creados tras la modificación. Los procesos en curso conservan su estructura original.
No permite agregar una tercera etapa de documentos: El sistema restringe la gestión documental a un máximo de 2 etapas por template. Elimine la gestión documental de una etapa previa si necesita trasladarla.
El candidato no recibió el correo de solicitud: Ocurre cuando se arrastra al candidato a la etapa pero no se confirma la alerta de acción, o la etapa no tiene configurados documentos (verifique la presencia del ícono de clip ).
El botón Aceptar no se habilita en el modal: El nombre asignado al documento debe contener al menos 2 caracteres para ser válido.
El candidato no ve un archivo adjuntado en su card: Los archivos subidos directamente en la card del candidato son estrictamente de uso interno para Talento Humano y jamás se comparten con el usuario.
Error de peso al subir un documento: Asegúrese de que ningún archivo exceda el límite global de 10 MB.