Gestión del Bot Reclutador

El Bot reclutador busca automatizar la atracción, filtrado, agendamiento de entrevistas y carga de documentos de candidatos operativos a través de un asistente virtual en WhatsApp, permitiendo gestionar convocatorias de alto volumen de forma independiente a otros sistemas de selección.

Para garantizar la operación del bot, se deben tener en cuenta las siguientes especificaciones técnicas y operativas:

• Términos y condiciones obligatorios: Debes configurar las políticas de privacidad antes de crear, editar o lanzar cualquier cuestionario. De lo contrario, el sistema no permitirá avanzar.
• Capacidad de URLs y documentos: Se pueden registrar máximo 3 enlaces para políticas corporativas y solicitar un máximo de 10 documentos en la gestión documental.
• Aceptación de políticas: El candidato debe aceptar los términos al iniciar el chat en WhatsApp; si los rechaza, el sistema lo descalifica automáticamente.
• Mensajes del sistema no editables: El mensaje de bienvenida y la plantilla de notificación de agendamiento de entrevista son fijos y no se pueden modificar.
• Etapas fijas del tablero: Las etapas (En progreso, Finalizados, Entrevistas, Gestión documental y Contratación) son estándar y no se pueden añadir nuevas etapas.

1. Configuración de Términos y Condiciones

• Ingresa al módulo SOFÍA y dirígetee a la sección de Configuración de términos y condiciones.
• Inserta las URLs (máximo 3) que redirigen a las políticas de confidencialidad de su empresa.
• Guarda la configuración para habilitar la creación de formularios.

2. Crear y configurar el Formulario / Vacante

1. Ingresa a la sección para crear un nuevo formulario.
2. Ingresa el Nombre del cuestionario y la Descripción de la vacante.
3. Configuración de Gestión Documental: Define e ingrese los documentos (máximo 10) que se le exigirán al candidato en caso de avanzar a la fase documental.

3. Estructurar el Cuestionario en WhatsApp

• Ingresa a la pestaña Cuestionarios.
• Mensajes predeterminados: Visualiza el flujo de bienvenida y presentación del bot (no modificables).
• Solicitar información personal: Activa los datos que requerirá del candidato (el Nombre es obligatorio; Cédula, Correo y Fecha de nacimiento son opcionales según el rol).
• Preguntas y bifurcaciones: Configura las preguntas de descarte.

Nota: Según la respuesta del candidato, puede establecer bifurcaciones automáticas (ej. saltar a otra pregunta o descalificar al candidato inmediatamente).

4. Lanzar el proceso y viralizar la vacante

• Una vez finalizado el cuestionario, haz clic en el botón Lanzar proceso.
• Copia la URL del proceso o descarga el Código QR generado.
• Difunde el enlace o código QR en los canales de reclutamiento para que los candidatos inicien la postulación directamente en WhatsApp.

5. Gestión de Candidatos y Agendamiento de Entrevistas

• Dirígete a la bandeja principal de candidatos para monitorear las conversaciones.
  
  • En progreso / Finalizados: Consulta el detalle de las preguntas y respuestas enviadas por cada usuario. Descarga el informe en PDF si lo requiere.

• Trasladar a Entrevista: Desde la pestaña Finalizados, selecciona el candidato y haga clic en Solicitar entrevista.

• Completa los datos de la citación:
  • Modalidad Virtual: Asigna fecha, hora y pega el enlace de la reunión (URL).

• Modalidad Presencial: Asigna fecha, hora e ingresa la dirección de la sede.

• Al confirmar, el candidato recibirás un mensaje automático por WhatsApp para Aceptar o Rechazar la cita.

• Registrar resultado: En la pestaña Entrevistas, ubica a los candidatos confirmados. Tras realizar la sesión, haz clic en Registrar resultado, selecciona si el candidato Aprobó o Reprobó y redacta una observación.

6. Auditoría Documental y Contratación

• Si el candidato aprueba la entrevista, avanzará a la pestaña Gestión Documental.
• Visualiza el listado de archivos cargados por el candidato en el chat.
• Solicitar recarga por error: Si un documento es erróneo o ilegible, haz clic en solicitar corrección. El bot enviará un mensaje por WhatsApp solicitando únicamente el archivo pendiente.
• Una vez completado el expediente, mueva la tarjeta a la etapa de Contratación.

7. Dashboard de Analítica y Registro de Mensajes

• Ingresa a la sección Dashboard para analizar el rendimiento del cuestionario, tasa de respuesta y efectividad del canal.
• Consulta la pestaña de Visualizador de mensajes para auditar las notificaciones enviadas a los postulantes.